Projektmanagement mit Excel Read
  • Publishing house: Markt+Technik Verlag
  • Author: Ignatz Schels
  • E-Book ISBN: 9783827323095
  • Publication year: 2006
  • Pages: 453
  • Print run: 1
Ignatz Schels

Projektmanagement mit Excel

Projekte budgetieren, planen und steuern

Nutzen Sie die Stärken von Excel! Dieses Buch mit allen Tabellenmodellen, Diagrammen und Makros auf CD zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Projekte schnell und effizient budgetieren, planen und steuern. War Ihnen herkömmliche Projektsoftware bisher zu teuer oder zu kompliziert? Hier sind die Lösungen von Excel-Experte Ignatz Schels. Sie werden staunen, wie Ihre Projekte plötzlich gelingen!

Table of contents

1
Projektmanagement mit Excel
6
Inhaltsverzeichnis
6
Vorwort
6
Einleitung
6
Kapitel 1 Grundlagen des Projektmanagements
6
Kapitel 2 Projektziele
7
Kapitel 3 Das Projektteam
7
Kapitel 4 Projektumfeld und Stakeholder
7
Kapitel 5 Projektplanung und Projektstruktur
8
Kapitel 6 Termin- und Ablaufplanung
8
Kapitel 7 Ressourcenverwaltung
9
Kapitel 8 Projektkosten und Projektbudget
9
Kapitel 9 Projektcontrolling
10
Kapitel 10 Portfolio- Management
10
Kapitel 11 Risikomanagement
11
Kapitel 12 Excel- Praxis
11
Kapitel 13 Einführung in die VBA-Programmierung
11
Stichwortverzeichnis
12
Vorwort
14
Symbole helfen Ihnen bei der Orientierung
16
Einleitung
20
1 Grundlagen des Projektmanagements
21
1.1 Begriffe und Normen im Projektumfeld
25
1.1.1 Der PM-Wortschatz Deutsch-Englisch
27
1.2 Wann ist ein Projekt ein Projekt?
27
1.2.1 Checkliste: Projektmerkmale
28
1.3 Der Projektauftrag
28
1.3.1 Excel-Praxis: Projektauftrag
30
1.4 Dokumentation im Projektmanagement
30
1.4.1 Das Projektmanagement-Handbuch
32
1.4.2 Das Projekthandbuch
33
1.5 Das Beispielprojekt »Golfplatz«
34
1.5.1 Ihr Projektmanagement-Profil
35
1.5.2 Der Projektauftrag »Golfplatz Alte Mühle«
35
1.5.3 Die Projektprüfung
40
2 Projektziele
41
2.1 Zielgrößen und Zieleigenschaften
42
2.1.1 Ergebnis- und Vorgehensziele
43
2.2 Zielformulierung nach SMART
44
2.3 Zielbeziehungen und Zielkonflikte
45
2.3.1 Eingabewerte für die Matrix per Gültigkeitsliste vorschreiben
46
2.3.2 Zielbeziehungen auswerten
47
2.4 Die Präferenzmatrix
51
2.5 Praxisbeispiel: Zieldefinition für Projekt »Golfplatz«
52
2.5.1 Muss-, Soll- und Kann-Ziele
52
2.5.2 Ergebnisziele und Vorgehensziele
56
3 Das Projektteam
56
3.1 Projektteam und Projektkultur
57
3.1.1 Who is who?
58
3.2 Der Projektleiter
60
3.3 Der Lenkungsausschuss
60
3.4 Kommunikation im Projektteam
60
3.4.1 Eine Plattform schaffen
62
3.5 Praxisbeispiel »Golfplatz«: das Projektteam
63
3.5.1 Das Projektteam-Organigramm
63
3.5.2 Organigramm mit verknüpften Zellinhalten zeichnen
68
4 Projektumfeld und Stakeholder
69
4.1 Das variable Projektumfeld
69
4.1.1 Umfeld-Monitoring
70
4.2 Die Stakeholder-Analyse
70
4.2.1 Identifikation
72
4.3 Das Stärken-Schwächen-Profil
73
4.4 Die Kraftfeldanalyse
74
4.5 Strategien
74
4.6 Excel-Vorlage Stakeholder-Analyse
75
4.6.1 Erwartungen gliedern
76
4.6.2 Weitere Gliederungsebenen
77
4.6.3 Stärken-Schwächen-Profil
77
4.6.4 Faktoreingabe mit Gültigkeitsliste
80
4.7 Portfolio-Diagramm für Einfluss und Konfliktpotential
81
4.7.1 Makro: Portfolio-Diagramm zeichnen
85
4.8 Praxisbeispiel »Golfplatz«: Die Stakeholder- Analyse
88
5 Projektplanung und Projektstruktur
89
5.1 Die Projektplanung
90
5.1.1 Top-down oder Bottom-up
90
5.1.2 Planungsarten
92
5.1.3 Checkliste zur Ablauf- und Terminplanung von Projekten
92
5.1.4 Checkliste Ablauf- und Terminplanung
93
5.2 Strukturierung des Projekts
94
5.2.1 Checkliste Projektstrukturplanung
95
5.3 Projektphasen
96
5.3.1 Phasenmodelle
97
5.3.2 Das Lebensphasenmodell
99
5.3.3 HOAI-Phasen
100
5.4 Meilensteine
100
5.4.1 Der Meilensteinplan
103
5.5 Der Projektstrukturplan (PSP)
104
5.5.1 Strukturierungstypen für Projektstrukturpläne
106
5.6 Die Arbeitspaketbeschreibung
107
5.6.1 Basisinformationen
108
5.6.2 Ziele und Ergebnisse
109
5.7 Der Projektabschluss
110
5.7.1 Checkliste: Projektabschluss-Sitzung
111
5.7.2 Ein Feedback-Formular
114
5.8 Praxisbeispiel »Golfplatz«: der Projektstrukturplan
114
5.8.1 Aufgabensammlung im Workshop
114
5.8.2 Der Phasenplan
117
5.8.3 Eine Symbolleiste für die Projektsteuerung
122
5.8.4 Gliederungsebenen einziehen
125
5.8.5 Meilensteine
126
5.8.6 Die Projektphasen im Einzelnen
131
5.8.7 Bedingte Formate für Phasen und Meilensteine
133
5.8.8 Phasenplan und Meilensteinplan
138
5.8.9 Nützliche Tipps und Tricks für den gegliederten Projektstrukturplan
142
6 Termin- und Ablaufplanung
143
6.1 Terminmanagement
144
6.1.1 Terminverantwortung im Projektteam
144
6.1.2 Methoden und Werkzeuge für die Terminplanung
146
6.2 Das Balkendiagramm (Gantt-Chart)
146
6.2.1 Ein GANTT-Diagramm mit Excel
153
6.2.2 Das »GANTT-Maker«-Makro
158
6.3 Netzplan und Netzplantechnik
159
6.3.1 PERT und kritischer Pfad
160
6.3.2 Anordnungsbeziehungen
162
6.3.3 Vorwärts- und Rückwärtsrechnung
163
6.3.4 Excel-Praxis: ein Makro für PERT-Charts
169
6.4 Praxisbeispiel »Golfplatz«: die Terminverwaltung
169
6.4.1 Vorgangsdauer berechnen
173
6.4.2 Projekttage berechnen, Feiertage ausschließen
178
6.4.3 Projektbeginn in der Projektinfo festlegen
179
6.4.4 Ein Kalender-Steuerelement
182
6.4.5 Trennungsbalken und Spaltengliederung
184
6.4.6 GANTT-Balken mit Bedingungsformaten
188
6.4.7 Bedingte Formatierung für die Gantt-Balken
190
6.4.8 Makros für die Zeitachsensteuerung
193
6.4.9 Terminauswertungen in der ProjektINFO
194
6.4.10 Datenbankauswertungen
196
7 Ressourcenverwaltung
197
7.1 Der »Human Factor«
198
7.1.1 Definition Ressourcen
199
7.1.2 Ressourcenplanung und Projektstruktur
200
7.2 Aufwandschätzung und Kapazitätsplanung
200
7.2.1 Excel-Praxis: Aufwandschätzung und Bedarfsplanung kombiniert
206
7.2.2 Ein Balkendiagramm für die Kapazitäten
207
7.3 Urlaubs- und Abwesenheitsplanung
208
7.3.1 Die Mitarbeiterliste
209
7.3.2 Die Urlaubs- und Anwesenheitsübersicht
211
7.3.3 Feiertage und Wochenenden
217
7.3.4 Monats- oder Quartalsübersicht transponieren
219
7.3.5 Die Makrolösung »Verfügbarkeit«
224
7.4 Ressourcen zuweisen, Verfügbarkeit prüfen
228
7.5 Ressourcenmanagement mit Listen und Datenbanken
230
7.6 Access-Datenbanken für Ressourcen
230
7.6.1 Excel-Tabellen nach Access exportieren
235
7.6.2 Excel-Tabellen in Access verknüpfen
236
7.6.3 Abfragen generieren
238
7.6.4 Ressourcen aus Access nach Excel exportieren
244
7.7 Praxisbeispiel »Golfplatz«: Ressourcendatenbanken
244
7.7.1 Kapazitätsplanung mit Datenbankunterstützung
251
7.7.2 Ressourcenauswertungen in der ProjektINFO
252
7.8 Ressourcenberichte mit Pivot-Tabellen
256
7.9 Ressourcenberichte mit Spezialfilter
260
8 Projektkosten und Projektbudget
261
8.1 Kostenmanagement
262
8.2 Das Projektbudget
263
8.2.1 Projekte budgetieren
265
8.3 Kostenplanung
265
8.3.1 PSP und Kostenplan verknüpfen
267
8.3.2 Kostenplan aufstellen
268
8.3.3 Istkosten, Restkosten und Sollkosten
270
8.4 Ampelformatierung für die Kostenüberwachung
273
8.5 Das Kosten/Termin-Diagramm
276
8.6 Kostenauswertungen mit Teilergebnissen und AutoFilter
277
8.6.1 Der Kostenbericht
278
8.6.2 Teilergebnisse für Zwischensummen
279
8.6.3 Auswertungsformeln im Kopfbereich
281
8.6.4 Kostenberichte für den Druck aufbereiten
282
8.7 Kostenberichte mit PivotTable-Assistent
286
8.8 Praxisbeispiel »Golfplatz«: Projektbudget und Kosten
287
8.8.1 Kostenaufstellungen für das Budget
289
8.8.2 Budget aus Gesamtkosten ermitteln
290
8.8.3 Kostenplanung auf Projektphasenebene
292
8.8.4 Der Kostenbereich im Projektstrukturplan
293
8.9 Zielfindungswerkzeuge: Zielwertsuche und Solver
295
8.10 Ergebnisrechnungen
298
8.10.1 Was wäre, wenn?
298
8.10.2 Die Mehrfachoperation
302
9 Projektcontrolling
303
9.1 Die Meilenstein-Trendanalyse (MTA)
304
9.1.1 Meilensteinliste mit Endterminen
306
9.1.2 Die Berichtszeitpunkte
307
9.1.3 Das Liniendiagramm als MTA-Chart
312
9.2 Termin-Trendanalyse
316
9.3 Kosten-Trendanalyse
317
9.4 Leistungsbewertung
317
9.4.1 Die PM-Todsünde
318
9.4.2 Begriffe der Leistungsbewertung
319
9.5 Earned Value Management
323
9.5.1 Die Berechnung des Earned Value (Fertigstellungswert)
325
9.6 Earned Value-Kennzahlen
327
9.7 Earned Value-Berechnung mit Stichtag
328
9.7.1 Projektstruktur und Plandaten
328
9.7.2 IST-Daten
329
9.7.3 Der Stichtag
332
9.7.4 Der EVA-Bereich
334
9.7.5 Die Kennzahlenberechnung
335
9.8 Ein Statusreport mit Szenarien
336
9.8.1 Stichtag als Szenario speichern
338
9.8.2 Szenarienliste in die Symbolleiste holen
339
9.8.3 Ein Szenarienbericht als Statusreport
341
9.9 Earned Value-Diagramme
344
10 Portfolio-Management
344
10.1 Der Begriff
345
10.2 Portfolio-Reporting (Soll-Ist-Vergleich)
345
10.2.1 Die Projektleiterliste
347
10.2.2 Die Projektliste
349
10.3 Projektleiterbericht mit Spezialfilter
350
10.3.1 Datenbank
350
10.3.2 Suchkriterien
350
10.3.3 Zielbereich
352
10.3.4 Makro für automatischen Projektleiterbericht
354
10.4 Projektbericht per Mail versenden
357
10.4.1 Funktion für den Mailversand programmieren
360
10.4.2 Aufrufprozedur für die Mailfunktion
361
10.4.3 Berichte an alle Projektleiter versenden
364
10.5 SAP R/3 PM
366
10.5.1 Excel und SAP R/3
368
10.5.2 PivotTable-Bericht für SAP-Daten
372
11 Risikomanagement
373
11.1 Der Begriff Risikomanagement
374
11.1.1 Von Anfang an und permanent
375
11.1.2 Vorgehensweise
376
11.2 Risk-Maps
376
11.2.1 Schematische Darstellung
379
11.3 Risikoanalyse per Fragebogen
382
11.3.1 Fragebogen schützen
383
11.4 Praxisbeispiel »Golfplatz«: Risikoerhebung und Risk-Map
385
11.4.1 Die Fragebogen-Risikoanalyse
394
12 Excel-Praxis
394
12.1 Das Add-In Analyse-Funktionen
395
12.1.1 Das Add-In-Prinzip
396
12.1.2 Neue Assistenten, neue Funktionen
397
12.1.3 Funcres.xla entschlüsseln
399
12.1.4 Funktionen und Beschreibungen in der Tabelle
400
12.2 Verknüpfungen
400
12.2.1 Verknüpfungsanfrage unterdrücken
401
12.2.2 Fehlende Verknüpfungen auflösen
401
12.2.3 Alle Verknüpfungen löschen
402
12.3 Matrixfunktionen und Matrixformeln
403
12.3.1 Die Matrixformel
403
12.3.2 Beispiel: Projektkosten in Matrixform berechnen
405
12.3.3 Matrixbereiche aufspüren
406
12.3.4 Matrixformeln in der Praxis: Positiv/Negativ- Summen
407
12.3.5 Matrixfunktionen
409
12.4 Gültigkeitslisten spezial
409
12.4.1 Gültigkeitsliste erstellen
410
12.4.2 Variable, selbstberechnende Gültigkeitslisten
412
12.5 Diagramme und grafische Objekte zeichnen
413
12.5.1 Objekte vergrößern, verkleinern und verschieben
414
12.5.2 Proportional zeichnen und gerade Linien produzieren
414
12.5.3 Die Objekttypen
414
12.5.4 Mit Objekten arbeiten
417
12.5.5 AutoFormen
419
12.5.6 Tipps und Tricks mit Zeichenwerkzeugen in Excel
422
12.6 Diagrammvorlagen für Projekte
426
13 Einführung in die VBA-Programmierung
427
13.1 VBA im Projektmanagement
428
13.2 Programmierwerkzeuge
428
13.2.1 Hilfe ist verfügbar
429
13.3 Der Makrorecorder
431
13.3.1 VBA-Praxis: Makro »TabWechsel«
431
13.4 Der VBA-Editor
434
13.4.1 Praxis: Makro »TabWechsel« bearbeiten
437
13.5 Codiertechniken
438
13.5.1 Praxis: Makro »Tabwechsel« erweitern
439
13.6 Die UserForm - der Dialog mit dem Anwender
440
13.6.1 UserForm und OK-Schaltfläche
443
13.6.2 Ein Aufrufmakro für die UserForm
444
13.7 Makros aufrufen über Schaltflächen, Symbole und Menüs
446
13.8 Das VBA-Objektmodell
447
13.8.1 Der Objektkatalog
447
13.8.2 Die Objekthierarchie
450
Stichwortverzeichnis
450
A
450
B
450
C
450
D
451
E
451
F
451
G
451
I
451
K
451
L
451
M
452
N
452
O
452
P
452
Q
452
R
453
S
453
T
453
U
453
V
453
W
453
Z